Komplexe Verträge automatisch abrechnen: warum Claude-Agenten das Spiel verändern
Eiffage Energie Systèmes - Val de Loire kauft Energie im Grosshandel und stellt sie seinen Kunden gemäss vertraglich festgelegten Konditionen in Rechnung. Mehr als hundert überwachte Standorte, mehr als tausend erstellte Abrechnungen und eine Differenz zwischen Einkaufs- und Wiederverkaufspreis, die die Marge der Aktivität darstellt. Die Anfrage an das Data & AI Team von Galadrim lautete in einem Satz: diese Weiterverrechnung zu automatisieren.
1000 Abrechnungen pro Jahr, und genauso viele Arten, sie zu berechnen
Vier Ziele kamen von den Fachabteilungen: Vollzeitäquivalente einzusparen, Fehler zu reduzieren, das Wissen aus den Köpfen zu holen und die Aktivität zu steuern. Drei Unbekannte begleiteten sie, und diese entschieden über die Form der Lösung.
Ein durch Erfahrung getragener Prozess. Von Fall zu Fall variierte der Weg, und die Vorgehensweise lebte als gemeinsame Absicht erfahrener Sachbearbeiter.
Sehr unterschiedliche Verträge. Jeder Vertrag hat seine eigene Revisionsformel, seine Indizes und seine Regelungsmodalitäten, sodass zwei fast identische Verträge zwei verschiedene Berechnungspfade ergeben.
Know-how in den Köpfen. Was die Sachbearbeiter über das Portfolio wussten, stand nirgendwo geschrieben, und ein Abgang genügte, um es zu verlieren.
Die Arbeit stützte sich daher auf Excel, mit einer Arbeitsmappe pro Sachbearbeiter, ein flexibles Tool, das wenig Spielraum für automatische Überprüfung lässt. Die manuelle Überprüfung der erstellten Abrechnungen schätzt deren Genauigkeit auf 85 %, und die verbleibenden Abweichungen betrugen 5 bis 10 % des Betrags, ein Niveau, das eher die damaligen Tools erklären als die Personen, die sie nutzten.
Das Lastenheft sah einen vollständig deterministischen Workflow vor, mit OCR-Erkennung von Verträgen, Analyse der Formeln, Auflösung jedes Symbols, dann Berechnung. Diese Kette stösst auf eine Frage, was passiert, wenn ein im Dezember unterzeichneter Nachtrag rückwirkend ab dem ersten Januar gilt? Ein defekter Zähler, Akontozahlungen gefolgt von einer Regulierung, eine im Vertrag fehlende Information – jeder dieser Fälle wird zu einem Code-Zweig, der alle bereits geschriebenen Regeln durchläuft.
Die Lösung: der agentische Ansatz
Der Determinismus bleibt notwendig, um echte Rechnungen auszustellen, und er erfordert eine hohe Agilität, um sich an alle Eventualitäten anzupassen.
Die Quellen werden so eingegeben, wie sie ankommen, der Agent wählt sein Vorgehen innerhalb eines geschlossenen Systems, die Berechnung bleibt Code, und ein Sachbearbeiter validiert vor der Ausstellung. Die Schleife unten stellt den kontraintuitivsten Punkt des Projekts dar, da eine vom Fachbereich getroffene Entscheidung die Fallhistorie bereichert, anstatt den Code zu ändern.
Ein Agent, freier als ein Workflow, basiert im ausgelieferten System auf vier Bausteinen.
1. Ein typisiertes Domänenmodell. Kunden, Verträge, Nachträge, Belege, Indizes und Abrechnungen existieren als dem Realen nahe Objekte, und dieses Modell hat seine Form seit Projektbeginn beibehalten.
2. Ein System aus achtzehn Tools. Jede Aktion des Fachbereichs wird zu einer aufrufbaren Funktion, mit ihrer französischen Bezeichnung, die der Benutzer im Gesprächsverlauf sieht, und sechs spezialisierte Berechnungstools haben sich im Laufe des Projekts zu einem einzigen vereint.
3. Eine Fallhistorie pro Fall, in Markdown. Alles, was ein Sachbearbeiter weiss, ohne dass es im Vertrag steht, lebt in einer versionierten Textdatei, die der Fachbereich selbst liest und korrigiert.
4. Berechnungen, die dem Code anvertraut sind. Claude Sonnet 5 entscheidet, was berechnet werden soll, deterministischer Code berechnet, und der Server lehnt eine Kalkulationstabelle ab, die eine Rechnungszeile speist, ohne eine einzige Konsistenzprüfung zu deklarieren.
Von den drei seit der Inbetriebnahme aufgetretenen Neuheitenfamilien erforderte nur eine das Schreiben von Code, nämlich die, bei der eine unbekannte Datenquelle einen Konnektor erforderte. Unvorhergesehenes und Konzepte, die im Lastenheft nicht vorgesehen waren, gehen in die Fallhistorie ein, und der Fachbereich kümmert sich darum.
Die Schritte zum Erfolg dieses Projekttyps
Die Produktivsetzung erfolgt in fünf Schritten, und der letzte bleibt eine Entscheidung des Fachbereichs.
1. Die Leistung objektivieren. Ein quantifiziertes Ziel, das vor der ersten Codezeile mit den Sachbearbeitern festgelegt wurde, nämlich zu beschleunigen ohne Rückschritte zu machen.
2. Mit dem Fachbereich gemeinsam entwickeln. Die Sachbearbeiter beschreiben ihre Arbeitsweise, und das Team stattet diese Arbeitsweise mit ihnen aus.
3. Das Tool in ihre Hände geben. Sie testen mit ihren eigenen Dossiers, was Fälle zutage fördert, die keine Rahmenvorgabe im Voraus aufzählen konnte.
4. Auf halbautomatische Produktivsetzung umstellen. Der Agent erstellt, ein Sachbearbeiter validiert jede Ausgabe vor der Ausstellung, und die Leistung wird kontinuierlich gemessen.
5. Auf automatische Produktivsetzung umstellen. Dieser Schritt bleibt bedingt, und der Fachbereich entscheidet ihn, wenn das Ziel erreicht ist.
Das Projekt befindet sich heute in der vierten Phase. Drei Anzeichen zeigen, dass es genutzt wird, anstatt nur ausgeliefert zu werden. Die Sachbearbeiter prüfen eine vorbereitete Abrechnung, wo sie diese früher von A bis Z erstellten, daher ändert sich die Natur des Fachbereichs ebenso wie seine Geschwindigkeit. Jede getroffene Entscheidung bereichert die Fallhistorie, sodass offene Fälle ohne Eingreifen des technischen Teams geschlossen werden. Die Konsistenzprüfungen haben im Testlauf eine Abonnementzeile und einen zweiten Steuertarif gemeldet, der Mitte des Monats in Kraft trat, zwei Abweichungen, die eine Tabellenkalkulation konstruktionsbedingt durchlässt.
Von 85 % bis 95 % korrekte Abrechnungen
Indikator
Von Hand
Mit dem Agenten
Zeit pro Abrechnung
≈ 30 minProduktion
≈ 1 minMedianwert über 82 Ausführungen, danach Korrekturlesen
Kosten pro Abrechnung
≈ 20 €Verwaltung
≈ 0,10 bis 0,25 €Inferenz, ohne Korrekturlesen
Rückverfolgbarkeit
Die Ablage bewahrt das Ergebnis auf
nachvollziehbare Spur, jeder Wert enthält seine Quelle
Die Tabelle weist Zeit, Kosten und Rückverfolgbarkeit aus, und die beiden Zahlen betreffen die Richtigkeit. Diese gewinnt zehn Punkte hinzu, und das Ergebnis liegt an anderer Stelle: fünfzehn von hundert Abrechnungen wiesen eine Abweichung auf, die keine automatische Kontrolle feststellen konnte, während die restlichen fünf Prozent heute nicht erstellt werden, weil der Agent mangels Informationen die Kontrolle abgibt.
Die Kosten sind als Grössenordnung zu verstehen, und das menschliche Korrekturlesen bleibt der eigentliche Kostenfaktor. Die Inferenz liegt zwischen zehn und fünfundzwanzig Rappen pro Abrechnung, für durchschnittlich 76 000 Tokens als Eingabe und 1 350 als Ausgabe pro Ausführung. Ein System, das alle Fälle abgedeckt hätte, hätte unsichere Abrechnungen erstellt, ohne Möglichkeit, diese von anderen zu unterscheiden.
« Das Sammeln von Daten und die Neuberechnungen beanspruchten einen wesentlichen Teil der Zeit unserer Verwaltungskräfte. Sie lesen heute eine bereits vorbereitete Abrechnung Korrektur, mit jedem begründeten Betrag und dessen Quelle, und sie behalten die Entscheidung, diese freizugeben. Diese gewonnene Zeit für Fachwissen und die Rückverfolgbarkeit, die wir dabei gewonnen haben, haben uns überzeugt. »
Philippe Bany, Geschäftsleiter Betrieb und Wartung – Region Centre-Val de Loire, Eiffage Energie Systèmes
Wo sich dieser Ansatz rechtfertigt, von der Rechnungsstellung bis zu den Schadensfällen
Die Methode lässt sich übertragen, und die Prozentsätze bleiben die dieses Geschäftsfeldes und dieser Zielgruppe. Ein Prozess eignet sich für diesen Ansatz, wenn er ein einziges und klares Ziel mit einer Ausführung kombiniert, die bei jedem Fall variiert, was man bei komplexer Rechnungsstellung, Schadenmanagement, Compliance oder im Einkauf findet.
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Dieses Projekt wurde vom Data & IA Team von Galadrim für Eiffage Energie Systèmes - Val de Loire durchgeführt.
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