Tech 7 min di lettura -21 set. 26-Agg. 23 set. 26 -Félix Monnier
Fatturare automaticamente contratti complessi: perché gli agenti Claude cambiano le carte in tavola
Eiffage Energie Systèmes - Val de Loire acquista energia all'ingrosso e la rifattura ai suoi clienti secondo le modalità definite dal contratto. Più di cento siti monitorati, più di mille conteggi prodotti, e una differenza tra il prezzo di acquisto e il prezzo rifatturato che costituisce il margine dell'attività. La richiesta giunta al team Data & IA di Galadrim si riassumeva in una frase: automatizzare questa rifatturazione.
1000 conteggi all'anno, e altrettanti modi per calcolarli
Quattro obiettivi provenivano dal business: guadagnare equivalenti a tempo pieno, ridurre gli errori, rendere esplicita la conoscenza e gestire l'attività. Tre incognite li accompagnavano, e furono queste a decidere la forma della soluzione.
Un processo basato sull'esperienza. Da un caso all'altro il percorso variava, e il modo di fare viveva come un'intenzione condivisa da gestori esperti.
Contratti molto diversi. Ogni contratto include la sua formula di revisione, i suoi indici e le sue modalità di regolarizzazione, tanto che due contratti quasi identici producono due percorsi di calcolo diversi.
Una conoscenza nelle menti. Ciò che i gestori sapevano del portafoglio non era scritto da nessuna parte, e una partenza era sufficiente per perderlo.
Il lavoro si basava quindi su Excel, con un foglio di lavoro per gestore, uno strumento flessibile che offre poco spazio alla verifica automatica. La riproduzione manuale dei conteggi prodotti indicava la loro correttezza all'85%, e le differenze rimanenti riguardavano il 5-10% dell'importo, un livello che gli strumenti dell'epoca spiegano più delle persone che li utilizzavano.
Il capitolato d'oneri prevedeva un workflow completamente deterministico, con ocserizzazione dei contratti, analisi delle formule, risoluzione di ogni simbolo, poi calcolo. Questa catena si scontra con una domanda, cosa succede quando un addendum firmato a dicembre si applica retroattivamente al primo gennaio? Un contatore in panne, degli acconti seguiti da una regolarizzazione, un'informazione assente dal contratto, ognuno di questi casi diventa un ramo di codice che attraversa tutte le regole già scritte.
La soluzione: l'approccio agentico
Il determinismo rimane necessario per emettere fatture reali, e richiede una forte agilità per adattarsi a tutti i casi di specie.
Le fonti entrano così come arrivano, l'agente sceglie il suo approccio all'interno di un set chiuso, il calcolo rimane codice, e un gestore convalida prima dell'emissione. Il ciclo in basso rappresenta il punto più contro-intuitivo del progetto, poiché un arbitraggio deciso dal business arricchisce la memoria del caso piuttosto che il codice.
Un agente, più libero di un workflow, si basa su quattro elementi nel sistema consegnato.
1. Un modello di dominio tipizzato. Clienti, contratti, addendum, letture, indici e conteggi esistono come oggetti vicini alla realtà, e questo modello ha mantenuto la sua forma dall'inizio del progetto.
2. Un set di diciotto strumenti. Ogni azione del business diventa una funzione chiamabile, con la sua etichetta in francese che l'utente vede nel thread di conversazione, e sei strumenti di calcolo specializzati si sono fusi in uno solo nel corso del progetto.
3. Una memoria per caso, in markdown. Tutto ciò che un gestore sa senza che il contratto lo scriva vive in un file di testo versionato, che il business legge e corregge autonomamente.
4. Calcoli affidati al codice. Claude Sonnet 5 decide cosa calcolare, codice deterministico calcola, e il server rifiuta un foglio di calcolo che alimenta una riga di fattura senza dichiarare un solo controllo di coerenza.
Sulle tre famiglie di novità incontrate dall'avvio del servizio, solo una ha richiesto di scrivere codice, quella in cui una fonte di dati sconosciuta richiedeva un connettore. Gli imprevisti e i concetti che il capitolato d'oneri non aveva previsto entrano nella memoria del caso, e il business se ne occupa.
I passi per il successo di questo tipo di progetto
Il passaggio in produzione segue cinque fasi, e l'ultima rimane una decisione del business.
1. Rendere oggettiva la performance. Un obiettivo quantificato, stabilito con i gestori prima della prima riga di codice, ovvero accelerare senza regredire.
2. Co-costruire con il business. I gestori descrivono il loro modo di operare, e il team fornisce gli strumenti per questo modo di operare con loro.
3. Mettere lo strumento nelle loro mani. Testano sui loro stessi dossier, il che fa emergere i casi che nessuna impostazione iniziale avrebbe potuto enumerare in anticipo.
4. Passare in produzione semi-automatica. L'agente produce, un gestore convalida ogni output prima dell'emissione, e la performance viene misurata in continuo.
5. Passare in produzione automatica. Questa fase rimane condizionale, e il business la decide quando l'obiettivo è raggiunto.
Il progetto vive oggi nel quarto regime. Tre segnali mostrano che è utilizzato, piuttosto che semplicemente consegnato. I gestori rileggono un conteggio preparato, laddove lo producevano da capo a fondo, quindi il business cambia natura tanto quanto velocità. Ogni arbitraggio deciso arricchisce la memoria del caso, tanto che i casi rimasti aperti si chiudono senza intervento del team tecnico. I controlli di coerenza hanno segnalato in fase di collaudo una riga di abbonamento e una seconda tariffa fiscale entrata in vigore nel corso del mese, due differenze che un foglio di calcolo lascia passare per costruzione.
Da 85 % a 95 % di conteggi corretti
Indicatore
A mano
Con l'agente
Tempo per rendiconto
≈ 30 mindi produzione
≈ 1 minmediana su 82 esecuzioni, poi rilettura
Costo per rendiconto
≈ 20 €del gestore
≈ 0,10 a 0,25 €di inferenza, esclusa la rilettura
Tracciabilità
il raccoglitore conserva il risultato
traccia riproducibile, ogni valore riporta la sua fonte
La tabella riporta il tempo, il costo e la tracciabilità, e i due dati riportano la correttezza. Quest'ultima guadagna dieci punti, e il risultato si trova altrove: quindici rendiconti su cento presentavano uno scostamento che nessun controllo automatico poteva rilevare, mentre il restante cinque per cento oggi non viene prodotto, perché l'agente rinuncia per mancanza di informazioni.
Il costo si legge come un ordine di grandezza, e la rilettura umana rimane la vera voce di spesa. L'inferenza si attesta tra dieci e venticinque centesimi per rendiconto, per una media di 76 000 tokens in ingresso e 1 350 in uscita per esecuzione. Un sistema che avrebbe coperto la totalità dei casi avrebbe prodotto rendiconti incerti, senza modo di distinguerli dagli altri.
« La raccolta dei dati e i ricalcoli occupavano una parte importante del tempo dei nostri gestori. Oggi rileggono un rendiconto già preparato, con ogni importo giustificato e la sua fonte, e mantengono la decisione di emetterlo. Questo tempo restituito all'esperienza, e la tracciabilità che ne abbiamo ricavato, ci hanno convinto. »
Philippe Bany, direttore di attività Esercizio Manutenzione - Regione Centre Val de Loire, Eiffage Energie Systèmes
Dove questo approccio è giustificato, dalla fatturazione ai sinistri
Il metodo si traspone, e le percentuali rimangono quelle di questo settore e di questo target. Un processo si presta a questo approccio quando combina un obiettivo unico e chiaro con un'esecuzione che varia per ogni pratica, cosa che si ritrova nella fatturazione complessa, nella gestione dei sinistri, nella conformità o negli acquisti.
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Questo progetto è stato condotto dal team Data & IA di Galadrim per Eiffage Energie Systèmes - Val de Loire.
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